上海东海职业技术学院仪器设备档案管理实施细则

根据沪教委办（2005）100号《上海市民办普通高等学校档案管理办法》规定，加强对仪器设备原始材料和技术资料类档案的管理和收集、整理工作，完善本校大型精密、贵重仪器设备管理，更好地为教学、科研、实训等各项工作服务，依据《上海东海职业技术学院档案工作管理办法》（东字〔2023〕33号），特制定本管理办法。

第一条 仪器设备档案管理职责

一、仪器设备档案是指教学、科研、实训等仪器设备的全套随机技术文件以及论证购置、运输、开箱、安装调试、索赔、使用、维修、调拨和报废等管理工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件资料。

二、仪器设备档案是学校档案的重要组成部分，是设备管理工作内容之一。仪器设备档案是否完整准确、系统，直接反映各部门的管理水平。

三、设备管理部门要协调好与设备使用部门的关系，并将档案工作纳入本部门工作计划。

四、设备管理部门应设置兼职档案员，负责仪器设备档案的收集、整理、归档工作。

五、校档案室负责相应仪器设备档案保管，并对设备管理部门的档案业务进行指导和监督。

第二条 仪器设备档案建立和归档

一、凡是单台价值在10万元以上（含10万元）的各种国产和国外引进的教学科研、实训设备，均应以项目建立档案，并提交学校档案室保管。

二、单台价值在10万元以下的国产和引进国外教学、科研、实训等仪器设备，也应按项目建立档案，并由校设备管理部门负责保管。

三、校资产与实训室管理处兼职档案员或设备管理人员，负责从列入学校固定资产的贵重仪器设备申请同意购置开始收集产生的有关文件材料，并分阶段进行整理、立卷和归档。

四、仪器设备文件资料应按项目独立立卷，做到每项仪器设备都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

五、单台价值在10万元以上（含10万元）仪器设备开箱验收时，必须有使用部门、设备管理部门、供货商和档案部门四方人员参加，对开箱验收情况及时做好记录。随机文件资料登记表应当场由使用部门负责填写。

六、档案室负责统一保管应归档的文件材料，并提供利用服务。单台价值在10万元以上（含10万元）仪器设备的调拨和报废，应及时向档案室备案保存并组织鉴定，确定案卷随时调出或销毁。

第三条 归档范围和保管期限

一、仪器设备档案归档范围及保管期限参见《上海东海职业技术学院综合档案文件材料预立卷类目及保管期限》。

二、单台价值在10万元以上（含10万元）仪器设备的全套随机技术资料，应由使用部门、档案室分别归档；如只有一套资料，则由档案室保存、使用部门办理借阅手续。单台价值在10万元以下仪器设备资料由设备管理部门自行保管。

三、仪器设备使用、维修、调拨、报废等资料应由设备管理部门（实训室管理部门）收集、归档。

本办法自2011年11月2日起试行，2023年7月修订，由档案室负责解释。

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