上海东海职业技术学院兼职档案员档案管理实施细则

根据教育部“27号令”文件第十六条要求，高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。档案室是学校档案工作职能管理部门、又是永久保存和提供利用本校档案的业务机构，具有管理和保管利用双重职能。依据《上海东海职业技术学院档案工作管理办法》（东字[2023]33号），为确保归档材料齐全、完整、准确和系统，特制订本实施细则。

一、学院（部）、部门档案工作人员配备

各学院（部）、各部门须明确本部门负责人分管档案工作，并根据实际需要配备一至多名兼职档案员承办本部门档案文件材料的收集、整理、立卷归档工作。

二、学院（部）、部门预立卷建立

1. 档案预立卷建立时间

各学院（部）、各部门须在每年年初根据本部门工作职责和当年工作任务，参照《上海东海职业技术学院档案归档范围和保管期限》建立相应档案预立卷。

2. 档案预立卷分类

档案预立卷类目可按基础工作、常规工作；活动、项目等类目来立卷，以方便、简化归档为工作原则。

3. 档案预立卷编目

档案预立卷类目条款名称要简明概括地反映卷内文件内容，以方便后续整理归档。

4. 档案预立卷操作

各学院（部）、各部门根据预先建立好的预立卷类目设置文件盒（袋），将平时工作形成的文件材料对号入座，及时存入相应盒（袋）内。

三、归档流程及各学院（部）、部门档案材料移交

1、档案室归档流程

文件材料整理组卷——系统内输入卷内目录（声像材料上传声像系统）——填写移交清单——移交清单交本部门分管档案工作领导确认签字——档案移交档案室

2、学院（部）、部门档案材料移交

（1）文书档案按年度进行整理立卷，每年6月前完成上一年度文书档案材料归档。

（2）教学档案材料按学年整理立卷，每年11月前将上一学年形成材料归档。

（3）科研、项目文件材料在完成鉴定结项后3个月内及时立卷归档。

（4）宣传版面、宣传手册、宣传视频等学校宣传类设计材料，应在制作完成后3个月内将原制作素材及效果图（视频）打包归档。

（5）当年度声像档案材料经优选鉴定无误后，于每年12月底前及时上传声像系统。

（6）基建档案、仪器设备档案另行规定。

（7）财会报表、账册、凭证类档案由财务处负责长期或永久保管。其他日常财务、审计工作档案按年度归档。

四、归档文件材料注意事项：

1、一般采用A4纸打印后归档

2、若书写必须使用碳素笔或黑色水笔书写，字迹工整、图表清晰。

3、若有传真等热敏纸，须重新复印后归档。

4、归档文件材料必须包含三要素，即材料形成单位公章、领导签名、材料形成时间。

五、本办法自2021年12月起试行，2023年7月修订。

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