上海东海职业技术学院基建档案管理实施细则

根据沪教委办（2005）100号《上海市民办普通高等学校档案管理办法》和国家计委、国家档案局联合发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)，依据《上海东海职业技术学院档案工作管理办法》（东字〔2023〕33号），特制定本管理办法。

第一条 基建档案管理职责 

一、基建档案是指建设工程自酝酿、立项、审批、勘察、设计、施工、竣工、审价到交付使用以及改建、扩建、抗震、加固、维修等项目全过程中形成的对学校具有保存价值的文字、图纸、图表及声像等不同载体形态的文件材料，同时包括对工程项目进行检查、维修、管理、使用、改扩建的依据和凭证。

二、档案室负责统一保管基建档案，并对基建部门收集的建设项目文件材料进行归档业务指导和监督。

三、基建部门必须把基建档案工作纳入本部门工作计划、管理制度和岗位职责范围，加强领导和管理，确保归档基建文件材料完整、准确、系统和使用安全。

第二条 基建档案的建立和归档

一、基建部门是基本建设文件材料的形成、汇总部门，要对各阶段基建档案工作实施有效监督。基建档案要与其它各项工作实行“四同步”，即在布置、检查、总结、验收基建工作的同时，布置、检查、总结、验收基建档案。

二、前期准备阶段

1、基建部门应明确一名技术负责人分管建档工作，从事基建项目的酝酿、立项、审批、勘察、设计等文件材料的收集整理并做好预立卷工作；兼职档案员应严格遵守岗位责任制，忠于职守，刻苦钻研业务，掌握专业知识。

2、基建部门应落实编制基建档案相关费用。

三、设计、施工阶段

1、具体收集整理随着施工过程进展同步形成的各时间节点文件材料。本着“谁做谁负责收集整理”的原则，建设、施工、监理单位根据合同中各自承担的工作内容、范围和职责分别进行收集、整理、组卷。

2、建设单位负责收集整理设计过程中形成的文件材料，并督促设计单位及时整理移交应由建设单位保存的各类文件材料。

3、监理单位负责收集、整理监理过程中形成的文件材料，并重点对施工单位所形成的施工文件材料做好检查审核、会签，确定是否与工程质量一致。

4、各施工单位负责收集、分类、汇总、整理施工过程中形成的文件材料及竣工图的编制。

四、竣工验收阶段

1、按合同审查并验收建设单位、施工单位、监理单位提交的建设项目中产生的各种形态的文件材料和各类图纸（设计图纸、竣工图纸等）。

2、整理汇总整个建设项目档案。

3、接受上级及有关业务主管部门的档案验收。

五、案卷质量要求

1、归档的底图、格式按照国家制图标准要求，须字图清晰、用纸优良。

2、文件整理按《中华人民共和国档案行业标准DA/22-2000》归档文件整理规则进行。

六、基建档案的验收与归档

1、档案室应和基建部门密切配合，及时了解基建项目主要工程进度，督促兼职档案员做好文件材料的积累工作。

2、对基建档案的验收应在基建项目进行验收前完成。对归档不完整、组卷不符合要求的，基建部门应积极配合拾遗补缺。

3、基建档案须在该基建项目竣工后三个月内完成归档。变更情况应随时归档。

4、全部完整案卷须归档两套，一套归入档案室永久保存，另一套按规定移交上海市城市建设档案馆。

5、档案移交手续按规定内容填写，移交目录一式二份。

第三条 基建档案归档范围和保管期限

基建档案归档范围和保管期限按上级和业务主管部门有关文件规定、并参照《上海东海职业技术学院档案归档范围和保管期限》执行。

本办法自2011年11月2日起施行，2023年7月修订，由档案室负责解释。

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