上海东海职业技术学院档案归档范围和保管期限
一、党政办、组织部、宣传部
| 党政办党务综合 | （分类号: DQ11） | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | 备注 |
| 1 | 上级党的组织文件 ： |
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| (1) | 针对本校的批复、通知等 | 永久或长期 |
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| (2) | 针对本校的需要贯彻执行的文件 | 短期 |
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| (3) | 上级普发性的文件 | 资料 | 部门自行保管 |
| 2 | 本校党组织的有关规章制度、工作规划、计划、报告、总结 | 永久 | 交党政办统一归档 |
| 3 | 学院党委会、常委会、党委扩大会、书记会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件 | 永久或长期 |
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| 4 | 党委领导在任期内的重要讲话和参加上级机关召开的重要会议的发言稿及声像材料 | 永久 |
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| 5 | 党委工作大事记、中心组学习会议记录或纪要（包括照片、视频） | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 6 | 党委专项重要活动工作的通知、报告、调研材料 | 永久 |
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| 7 | 党委工作简报、情况交流、情况反映 | 长期 |
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| 8 | 党代会文件材料： |
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| （1） | 学校党委关于召开党代会向上级党委的请示、有关党代会选举结果，向上级党委的报告与批复等 | 永久 |
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| （2） | 党委工作报告、纪委工作报告等 | 永久 |
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| （3） | 党代会形成的重要文件，包括大会计划、通知、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、大会选举结果；大会代表、列席代表名单及大会主席团成员、大会执行主席、秘书长名单和大会选举办法及党委候选人情况介绍、大会通知、会议议程、会议纪要、大会主席团会议记录、党代会党委委员选票统计情况表等 | 永久 |
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| （4） | 党代会视频、照片 | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| （5） | 提案及办理情况；会议简报、会议情况，小组会议记录等 | 长期 |
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| （6） | 会议筹备工作计划、总结，会议工作小组材料等（选票由党委保留到下届党代会） | 短期 |
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| （7） | 参考文件：工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票样式 | 短期 |
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| 9 | 党员学习教育活动形成的文件材料 | 永久 | 非省市级短期 |
| 10 | 重要的群众来信来访及处理材料 | 永久 |
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| 11 | 党群系统各部门启用印章的通知及印模 | 永久 |
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| 12 | 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 | 长期 |
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| 13 | 党委的收发文簿 | 长期 |
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| 组织 | （分类号：DQ13） | ||
| 1 | 上级、本校组织工作的文件材料 |
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| (1) | 需要长期贯彻的文件 | 长期 |
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| (2) | 需要短期贯彻的文件 | 短期 |
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| 2 | 本校组织工作方面有关规章制度、工作计划、总结 | 永久 | 交党政办统一归档 |
| 3 | 组织机构设置、改选报告、审批材料 | 永久 |
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| 4 | 干部任免、请示、批复及审批表（审批表一式两份） | 永久 | 审批表一份交人事档案 |
| 5 | 关于干部调动的报告和决定 | 长期 |
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| 6 | 党员名册、支部及委员名册 | 永久 |
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| 7 | 新党员名册、预备党员转正名册、批准通知存根 | 永久 |
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| 8 | 党员退党、取消预备党员资格的决定 | 永久 |
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| 9 | 党员和党组织统计报表 |
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| (1) | 统计年度报表 | 永久 |
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| (2) | 半年报表、党费收支报表 | 长期 |
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| 10 | 党员组织关系转移介绍信、干部调动介绍信及存根 | 永久 |
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| 11 | 党员自费留学、探亲期间保留（恢复）党籍申请表 | 长期 |
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| 12 | 获全国、市、系统各种表彰材料(通知、决定及申报表) | 永久 |
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| 13 | 校级表彰材料(通知、决定、申报表等) | 长期 |
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| 14 | 本校出席全国、市党代会名单登记表及发言材料（包括照片、视频） | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 15 | 组织工作大事记（包括照片、视频） | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 16 | 党员、干部及积极分子等轮训名单、教学计划成绩等 | 长期 |
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| 17 | 干部支援边远地区的材料 | 长期 |
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| 18 | 党校有关活动照片、视频 | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 宣传 | （分类号：DQ14） | ||
| 1 | 上级、 本校宣传工作的文件材料 |
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| (1) | 需要长期贯彻执行的文件 | 长期 |
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| (2) | 需要短期贯彻执行的文件 | 短期 |
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| 2 | 本校宣传工作的有关规章制度、工作计划、总结 | 永久 | 交党政办统一归档 |
| 3 | 精神文明建设、党风廉政反腐工作方面的文件材料 | 永久 | 一般性的长期 |
| 4 | 教职工政治思想工作计划 | 长期 |
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| 5 | 教职工政治思想工作动态及调查材料 | 短期 |
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| 6 | 宣传工作会议记录、报告提纲、发言稿、视频、照片 | 长期 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 7 | 本校的校刊、通讯 | 永久 | 无需录入，交档案室 |
| 8 | 宣传教育工作先进事迹材料及名单 |
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| (1) | 国家及市级先进名单、申报表 | 永久 |
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| (2) | 校级的先进名单、事迹、申报表(申报表归本人档案) | 长期 |
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| 9 | 表彰校级文明单位、个人总结、申报材料 | 长期 |
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| 10 | 新闻媒体对学院重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道 | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 11 | 学院文化建设方面的文件材料（含学院各类庆典活动工作中形成的文件材料） | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 统战 | （分类号：DQ15） | ||
| 1 | 上级关于统战工作的文件材料 |
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| (1) | 需要长期贯彻的文件 | 长期 |
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| (2) | 需要短期贯彻的文件 | 短期 |
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| 2 | 我校统战工作规章制度、工作计划、总结、报告 | 永久 | 交党政办统一归档 |
| 3 | 我校统战工作请示报告及上级批复 | 永久 |
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| 4 | 统战工作年报表 | 永久 |
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| 5 | 人大代表、政协委员名单及审批表 | 永久 |
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| 6 | 民主党派成员和负责人名册及材料（换届选举、入党通知、担任职务等） | 永久 |
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| 7 | 侨联、少数民族工作材料 | 长期 |
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| 8 | 统战工作会议记录 | 长期 |
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| 9 | 统战工作相关大事记、照片、视频 | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 党政办行政综合 | （分类号：XZ11） | ||
| 1 | 上级有关高校行政管理的文件 |
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| (1) | 针对本校的通知、批复、决定等 | 永久 |
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| (2) | 需要长期贯彻的文件 | 长期 |
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| (3) | 需要短期贯彻的文件 | 短期 |
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| (4) | 上级普发性的文件 | 资料 | 部门自行保管 |
| 2 | 全校性的规章制度、工作计划、报告、总结 | 永久 |
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| 3 | 全校规划、计划及向上级的请示及批复 | 永久 |
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| 4 | 全校各基层单位的请示与批复 | 永久 |
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| 5 | 董事会、院长、党政联席会议等会议 |
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| (1) | 通知、议程、报告、决议、决定、记录、领导人讲话、、总结、纪要、讨论通过的文件材料、参加人员名单 | 永久 |
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| (2) | 讨论未通过的文件材料 | 短期 |
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| 6 | 各类重要会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决定(决议)、座谈会记录、调查材料、媒体宣传报道、录音录像、照片 | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 7 | 上级领导及上级机关来校视察、检查工作时的题词、讲话、录音录像、照片 | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 8 | 组织机构的建立、撤销、合并、变更领导关系等通知、决定、批复 | 永久 |
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| 9 | 本校历史沿革、大事记、年鉴（可交电子版、照片、视频） | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 10 | 全校性工作的调查报告、经验总结 | 永久 |
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| 11 | 本校启用新印章的文件及印模 | 永久 |
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| 12 | 校庆活动材料 |
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| (1) | 重大校庆活动的日程安排、领导讲话、总结、纪念册、重要活动 | 永久 |
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| (2) | 校庆活动相关视频、照片 | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| (3) | 一般性活动材料 | 长期 |
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| 13 | 校友会重要的文件、会议记录、校友通讯录、校友动态信息 | 永久 |
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| 14 | 普选工作材料 |
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| (1) | 选举领导小组成员名单、工作总结、结果、统计表及正式代表候选人情况表 | 长期 |
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| (2) | 选举工作简报、通知 | 短期 |
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| 15 | 全校与有关单位签订的合同、协议书 | 永久 |
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| 16 | 校收、发文簿 | 长期 |
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| 外事 | （分类号：WS11） | ||
| 1 | 上级及本校有关外事工作的文件 |
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| (1) | 需要长期贯彻执行的文件 | 长期 |
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| (2) | 需要短期贯彻执行的文件 | 短期 |
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| 2 | 本校有关外事工作的各类规章制度、工作计划、总结 | 永久 | 交党政办统一归档 |
| 3 | 本校有关外事工作的工作报告及上级批复 | 永久 |
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| 4 | 有关外事工作的会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决定(决议)、座谈会记录、调查材料、媒体宣传报道、录音录像、照片 | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 5 | 教工出国（境）考察、访问、进修、研修等年度统计报表 | 永久 |
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| 6 | 教工出国（境）考察、访问、进修、研修等请示、批复、审批表、国外（境）邀请信，行程安排、签订的合同或协议、出国小结等 | 长期 |
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| 7 | 留学取得学位成果论文、各类证书（影印件） | 永久 |
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| 8 | 本校关于国外合作办学的相关事宜 | 永久 |
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| (1) | 国外合作办学、校际交流、项目纪要材料、备忘录、回国小结（照片、视频）等 | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| (2) | 需要长期贯彻执行的文件 | 长期 |
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| (3) | 需要短期贯彻执行的文件 | 短期 |
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| 9 | 双方互赠的礼品、纪念品的清单 | 永久 |
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| 10 | 在校学生赴国外学习的研修证明、国外学习成绩及评语等 | 长期 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 11 | 与外事工作有关的大事记、照片、视频 | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
二、教务处（教学督导室）
| 教务处 | （分类号：JX11） | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | 备注 |
| 1 | 上级下达的教学、出版与国外合作办学等工作的文件材料 |
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| (1) | 需要长期贯彻执行的文件 | 长期 |
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| (2) | 需要短期贯彻执行的文件 | 短期 |
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| 2 | 国家教委、市教委召开的有关教学工作会议文件材料 |
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| (1) | 本校的重要发言、交流材料 | 永久 |
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| (2) | 需要长期贯彻执行的文件 | 长期 |
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| (3) | 需要短期贯彻执行的文件 | 短期 |
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| 3 | 本校领导有关教学工作的批示 | 永久 |
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| 4 | 教学改革培养目标、学制等方面的指示、规定、办法 | 永久 |
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| 5 | 教务处工作的规章制度、工作计划、总结 | 永久 | 交党政办统一归档 |
| 6 | 本校关于教学工作（国内合作办学）的相关事宜 |
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| (1) | 需要长期贯彻执行的文件 | 长期 |
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| (2) | 需要短期贯彻执行的文件 | 短期 |
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| 7 | 教务处会议记录、讲话、总结、决定(决议)、座谈会记录、调查材料、媒体宣传报道、录音录像、照片等 | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 8 | 教学检查、评估和各类教学情况调查材料 | 长期 |
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| 9 | 教务处大事记、重大活动的声像档案材料（照片、视频等） | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 10 | 学生手册 | 长期 |
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| 11 | 专兼职教师等酬金 | 长期 |
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| 学科建设 | (分类号：JX12） | ||
| 1 | 上级有关学科、专科设置的文件材料 | 长期 |
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| 2 | 本校有关专业设置、调整、撤销、合并、更改名称的报告及上级批复 | 永久 |
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| 3 | 学科、专业 、评估、申报、审批材料 | 永久 |
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| 4 | 重点学科、专业建设材料 | 永久 |
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| 5 | 有关实训中心（室）建设的认证、报告等材料 | 长期 |
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| 6 | 学科、专业建设统计报表 | 永久 |
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| 学籍管理 | (分类号：JX14） | ||
| 1 | 在校学生名册（可交电子版） | 永久 | 电子版归档U盘拷贝或刻盘 |
| 2 | 学生成绩表、原始登分表、补考成绩 | 永久 |
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| 3 | 中高职贯通转段材料 | 永久 |
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| 4 | 英语PET(A、B)、英语四、六级、计算机、普通话等级考试成绩 | 永久 | 电子版归档U盘拷贝或刻盘 |
| 5 | 学生学籍变动材料（升级、留级、休学、复学、转学、转专业、免修、退学、取消学籍等） | 永久 |
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| 6 | 因各种原因补发毕业证书（毕业证明书）签收单、申请报告 | 永久 |
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| 7 | 因各种原因申请修改学信网信息（学生事务中心）的数据勘误 | 永久 |
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| 8 | 毕业证书签收单 | 永久 |
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| 9 | 学生各类意外事件材料及处理意见（意外死亡） | 长期 |
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| 课堂教育与教学实践 | （分类号：JX15） | ||
| 1 | 制定、修订各专业教学计划、大纲 | 永久 |
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| 2 | 各专业年度教学安排表、教学执行计划 | 永久 |
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| 3 | 课程安排表、教学进度表 | 长期 |
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| 4 | 学年校历、课程表 | 长期 |
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| 5 | 教师任课安排材料及教学任务聘任名单 | 长期 |
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| 6 | 生产实习计划、大纲及工作总结 | 长期 |
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| 7 | 专业实习指导书、实习讲义、实习鉴定 | 长期 |
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| 8 | 典型教案、重要备课记录、典型实习报告 | 永久 |
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| 9 | 精品课程、教委重点课程的申报材料、批复 | 永久 |
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| 10 | 教师自编或主编的优秀教材的评选通知、申报材料、结果 | 永久 | 出版的教材不输入交档案室 |
| 11 | 各类教学、教改、建设成果奖评审材料及名单 | 永久 |
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| 12 | 每学年使用教材目录 | 长期 |
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| 13 | 评选通知、申报材料及评选结果（批复） | 长期 |
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三、学生处、学生工作部、团委
| 学生工作部 | （分类号：JX16） | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | 备注 |
| 1 | 上级关于学生工作的文件 |
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| (1) | 需要长期贯彻执行的文件 | 长期 |
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| (2) | 需要短期贯彻执行的文件 | 短期 |
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| 2 | 部门有关学生思政工作和管理的决定、条例、文件 | 永久 |
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| 3 | 部门的规章制度、工作计划、总结 | 永久 | 交党政办统一归档 |
| 4 | 学生工作请示、报告及批复 | 永久 |
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| 5 | 会议记录 | 长期 |
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| 6 | 大事记（会议通知、名单、报告、讲话、总结、决定(决议)、座谈会记录、调查材料、媒体宣传报道、录音录像、照片） | 永久 | 电子版归档U盘拷贝或刻盘 |
| 7 | 表彰学生工作先进的文件、材料、申报表(一式两份)等 | 长期 | 一份申报表进个人档案 |
| 8 | 国家、市级评优和奖学金文件、评审材料、申报表(一式两份)、获奖名单 | 永久 | 一份申报表进个人档案 |
| 9 | 校内各类奖励材料文件、申报表(一式两份)、获奖名单 | 长期 | 一份申报表进个人档案 |
| 10 | 学生违纪处分材料（处分决定一式两份） | 永久 | 一份处分决定进个人档案 |
| 11 | 国家助学贷款还款代偿学生名单 | 长期 |
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| 12 | 学生突发事件处理意见材料 | 长期 |
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| 13 | 心理协会活动计划、总结及相关材料（录音录像、照片） | 长期 | 电子版归档U盘拷贝或刻盘 |
| 14 | “易班”活动的材料（录音录像、照片） | 长期 | 电子版归档U盘拷贝或刻盘 |
| 15 | 获得市级或全国奖励、荣誉等材料（录音录像、照片） | 永久 | 电子版归档U盘拷贝或刻盘 |
| 16 | 学生档案转递单存根 | 长期 |
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| 团委 | （分类号：DQ17） | ||
| 1 | 团代会、学代会的文件材料 |
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| (1) | 工作报告、领导讲话、大会发言、决议、选举结果、候选人名单、通知、议程、上级批复及录音录像、照片 | 永久 | 电子版归档U盘拷贝或刻盘 |
| (2) | 重要的贺电、贺信、提案 | 永久 |
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| 2 | 团委工作规章制度、工作计划、总结 | 永久 | 交党政办统一归档 |
| 3 | 团委工作报告及上级批复 | 永久 |
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| 4 | 团委工作会议记录 | 长期 |
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| 5 | 本校团组织、专职干部统计年报表 | 永久 |
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| 6 | 表彰团员、学生先进集体和个人事迹材料及名单 |
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| (1) | 获市级及以上表彰通知、决定及获奖材料 | 永久 |
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| (2) | 获校级表彰通知、决定及获奖材料 | 长期 |
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| 7 | 团委大事记与参与各类社会活动的材料（录音录像、照片） | 长期 | 电子版归档U盘拷贝或刻盘 |
| 8 | 团员受纪律处分以及撤销处分的决定 | 长期 |
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| 9 | 团员入团、退团名册 | 永久 |
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| 10 | 学生社团活动的设立、变更（撤销）请示、批复、章程、总结及成果（录音录像、照片） | 永久 | 电子版归档U盘拷贝或刻盘 |
四、招生就业处
| 招生办公室 | （分类号：JX13） | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | 备注 |
| 1 | 上级有关招生工作的文件 |
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| (1) | 需要长期贯彻执行的文件 | 长期 |
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| (2) | 需要短期贯彻执行的文件 | 短期 |
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| 2 | 招生办公室规章制度、工作计划、总结 | 永久 | 交党政办统一归档 |
| 3 | 招生工作统计表 | 永久 |
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| 4 | 招生工作会议记录 | 长期 |
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| 5 | 本校招生及生源工作计划、规定及上级批复 | 永久 |
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| 6 | 本校各专业招生简章及专业介绍 | 长期 |
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| 7 | 招生工作函件、通知、工作人员名单 | 长期 |
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| 8 | 录取新生名单（分省市、分专业）可含电子版 | 长期 | 电子版归档U盘拷贝或刻盘 |
| 9 | 录取新生电子档案（交电子版） | 永久 | 电子版归档U盘拷贝或刻盘 |
| 就业办公室 | （分类号：JX17） | ||
| 1 | 上级关于毕业生就业工作的文件 |
|
|
| (1) | 需要长期贯彻执行的文件 | 长期 |
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| (2) | 需要短期贯彻执行的文件 | 短期 |
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| 2 | 就业办公室规章制度、工作计划、总结 | 永久 | 交党政办统一归档 |
| 3 | 就业工作会议记录 | 长期 |
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| 4 | 本校毕业生就业计划、合同 | 永久 |
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| 5 | 就业办公室工作计划、规定及上级批复 | 永久 |
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| 6 | 毕业生就业名册及就业变更情况表 | 永久 |
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| 7 | 非上海生源高校毕业生工作申请表 | 永久 |
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| 8 | 获得市级及以上奖励的材料（照片、视频） | 永久 | 电子版归档U盘拷贝或刻盘 |
五、科技发展处（高教研究室）
| 科技发展处（高教研究室） | （分类号KY12） | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | 备注 |
| 1 | 上级及本校有关科研工作的文件 |
|
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| (1) | 需要长期贯彻执行的文件 | 长期 |
|
| (2) | 需要短期贯彻执行的文件 | 短期 |
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| 2 | 科技发展处的各类规章制度、总结、报告 | 永久 | 交党政办统一归档 |
| 3 | 本校科研统计年报表及统计资料汇编 | 永久 |
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| 4 | 本校高校教学状态数据及高校分类评价数据编报材料 | 永久 |
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| 5 | 本校民办高校年度检查报告编报材料 | 永久 |
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| 6 | 科研项目（开题报告、申请书、任务书、合同、协议书、研究计划、设计、执行情况、申请项目结题、鉴定材料等） | 永久 |
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| 7 | 项目最终成果(专著、论文、研究、咨询报告等) | 永久 |
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| 8 | 科研成果获奖文件（奖状、证书）原件或复印件 | 永久 |
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| 9 | 本校学报 | 永久 |
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六、人事处、教师工作部
| 人事处 | （分类号XZ12 ） | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | 备注 |
| 1 | 上级及本校有关人事工作的文件 |
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|
| (1) | 需要长期贯彻执行的文件 | 长期 |
|
| (2) | 需要短期贯彻执行的文件 | 短期 |
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| 2 | 人事处制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告 | 永久 | 交党政办统一归档 |
| 3 | 本校人员定编、人事管理制度改革报告及上级批复、通知 | 永久 |
|
| 4 | 人事处工作会议记录（通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决定、座谈会记录、调查材料、媒体宣传报道、录音录像、照片） | 永久 | 电子版归档U盘拷贝或刻盘 |
| 5 | 本校表彰和奖励个人、集体的材料（通知、申报表、决定） | 永久 |
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| 6 | 处分教职工的决定及复查、 撤销处分的材料 |
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| (1) | 开除处分的决定 | 永久 |
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| (2) | 留校察看、记过、警告、复查及撤销的决定 | 永久 |
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| 7 | 本校教职工名册 | 永久 | 电子版归档U盘拷贝或刻盘 |
| 8 | 教职工评聘专业技术职称的申报表、通知、批复、申报表(一式两份) | 长期 | 一份申报表进个人档案 |
| 9 | 关于干部、教职工调配工作报告、审批意见 | 长期 |
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| 10 | 教职工录用、聘用、转正、定级材料（含合同） | 永久 |
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| 11 | 办理停薪留职、辞职、复职、除名人员处理材料 | 永久 |
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| 12 | 教职工退休、退职、死亡、抚恤等文件材料 | 永久 |
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| 13 | 关于工资调整方案及董事会批复 | 永久 |
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| 14 | 教职工工资及参加社保、医保、商业保险、公积金、劳动保护、职业安全、医疗卫生、计划生育、年金等文件材料 | 永久 |
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| 15 | 教职工福利工作的材料 |
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| (1) | 关于评残、工伤、死亡、抚恤等规定、通知 | 永久 |
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| (2) | 教职工困难补助的名单及金额 | 长期 |
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| (3) | 关于教职工发放奖金、提成的规定、通知 | 长期 |
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| 16 | 本校师资培养管理工作计划、规定、总结 | 永久 |
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| 17 | 教职工进修、培训、国内访问学者的计划、总结、名单(申请表、协议书)等文件 | 长期 |
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| 18 | 聘请兼职教师的审批表 | 长期 |
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| 19 | 人事处工作大事记（录音录像、照片） | 永久 | 电子版归档U盘拷贝或刻盘 |
| 20 | 年度考核等第汇总表以及考核表（A类员工考核表一式两份） | 永久 | 一份考核表归个人档案 |
七、财务处
| 财务处 | （分类号：CK11） | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | 备注 |
| 1 | 上级有关财务会计工作的文件 | 长期 |
|
| 2 | 本校财务管理规定、规章制度、计划及总结 | 永久 | 交党政办统一归档 |
| 3 | 本校财务管理请示、批复等 | 永久 |
|
| 4 | 重要的财务工作会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决定(决议)、座谈会记录、调查材料、媒体宣传报道、录音录像、照片 | 永久 | 电子版归档U盘拷贝或刻盘 |
| 5 | 有关财务管理方面的其他文件材料 | 永久 |
|
| 6 | 会计移交清册 | 永久 |
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| 7 | 财会档案销毁清册 | 永久 |
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| 8 | 财务工作重要会议记录 | 永久 |
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| 9 | 财务工作大事记（录音录像、照片） | 永久 | 电子版归档U盘拷贝或刻盘 |
| 会计报表 | （分类号：CK12） | ||
| 1 | 决算报表 | 永久 |
|
| 2 | 会计预算报表 | 永久 |
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| 3 | 年度计划预算书、分配办法、测算表、统计表 | 永久 |
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| 4 | 季度以下的各种计划、统计报表 | 短期 |
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| 会计账簿 | （分类号：CK13） | ||
| 1 | 总帐 | 永久 |
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| 2 | 预算内、外帐簿（含明细帐、分户或登记帐） | 短期 |
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| 3 | 日记帐 | 短期 |
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| 会计凭证 | （分类号：CK14） | ||
| 1 | 预算内外各种原始凭证、记帐凭证、记帐帐单 | 短期 |
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| 2 | 银行存款余额调节表 | 短期 |
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| 3 | 会计拨款凭证 | 短期 |
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| 4 | 银行对帐单 | 短期 |
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| 5 | 债权、债务及未清理完毕的凭证 | 长期 |
|
| 6 | 各类奖贷金名册（奖学金、贷学金、助学金） | 短期 | 凭证附件 |
| 工资清册 | （分类号：CK15） | ||
| 1 | 工资发放名册 | 永久 |
|
| 2 | 工资转移、证明、通知存根 | 长期 |
|
| 3 | 各种奖金名册等 | 长期 |
|
| 审计 | （分类号：XZ13） | ||
| 1 | 上级、本校有关审计工作的文件材料 |
|
|
| (1) | 需要长期贯彻执行的文件 | 长期 |
|
| (2) | 需要短期贯彻执行的文件 | 短期 |
|
| 2 | 本校关于审计工作的规章制度 | 永久 |
|
| 3 | 审计工作意见、审计报告、专项审计通知、报告、批复、结论、调查及重要会议记录等 | 永久 |
|
| 4 | 审计工作统计年报及重要报表 | 永久 |
|
| 5 | 审计工作财务预、决算报告及批复 | 永久 |
|
| 6 | 专项审计报告 | 永久 |
|
| 7 | 审计工作大事记 | 永久 |
|
八、资产与实训室管理处
| 资产与实训室管理处 | （分类号：SB11） | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | 备注 |
| 1 | 部门工作各项规章制度、计划、总结、规章制度 | 永久 | 交党政办统一归档 |
| 2 | 资产管理工作会议记录、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、会议记录、媒体宣传报道、照片 | 永久 | 电子版归档U盘拷贝或刻盘 |
| 3 | 上级有关物资、仪器设备实训室建设的工作文件 | 长期 |
|
| 4 | 物资、仪器设备工作的各类统计报表 | 永久 |
|
| 5 | 固定资产新增、报废、调拨材料 | 长期 |
|
| 6 | 实训室、仪器设备、物资、业务年统计报表 | 永久 |
|
| 7 | 设备、仪器、实训室维修申请单 | 长期 |
|
| 8 | 实训中心建立、撤销论证、评估、申请、审批材料 | 长期 |
|
| 仪器设备项目 | （分类号：SB12） | ||
| 1 | 物资采购审批手续、招投标文件材料、合同，仪器设备申购报告、计划、论证报告（记录） | 长期 | 合同原件交党政办统一归档 |
| 2 | 进口设备过程中有关的技术商务文件 | 长期 |
|
| 3 | 验收报告 | 长期 |
|
| 4 | 仪器设备报废、调拨报告和批复 | 与设备共存 |
|
九、后勤保卫处（总务处、保卫处）、武装部
| 总务处 | （分类号：XZ19) | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | 备注 |
| 1 | 上级有关后勤保卫处工作的文件材料 |
|
|
| (1) | 需要长期贯彻执行的文件 | 长期 |
|
| (2) | 需要短期贯彻执行的文件 | 短期 |
|
| 2 | 部门各项工作的规章制度、工作计划、总结 | 永久 | 交党政办统一归档 |
| 3 | 部门各项工作的报告、上级批复 | 永久 |
|
| 4 | 后勤保卫处各项工作大事记（视频、照片） | 永久 | 电子版归档U盘拷贝或刻盘 |
| 5 | 后勤保卫处工作会议记录 | 长期 |
|
| 6 | 获全国、市、校表彰与奖励材料 | 永久 | 校级放长期 |
| 7 | 处理突发性卫生防预事件的计划、措施和总结 | 长期 |
|
| 8 | 红十字工作材料 | 短期 |
|
| 9 | 后勤工作和有关单位签订的合同、协议书等 | 长期 | 合同原件交党政办统一归档 |
| 10 | 校园绿化分布情况新增面积及统计表 | 长期 | 电子版归档U盘拷贝或刻盘 |
| 基建 | （分类号：JJ11） | ||
| 1 | 关于基建工作的规定、办法、通知 | 长期 |
|
| 3 | 关于土地征用（含房屋产权证）、上级批复等 | 永久 |
|
| 4 | 与基建工作相关合同、协议书等 | 长期 | 合同原件交党政办统一归档 |
| 2 | 全校总体规划、总平面图 | 永久 |
|
| 5 | 水、电、气管道分布图 | 永久 |
|
|
|
|
|
|
| 基建类可行性研究 | （分类号：JJ12-1） | ||
| 1 | 可行性研究报告（含选址、方案论证）、批复 | 永久 |
|
| 2 | 项目评估、环境预测、调查报告 | 永久 |
|
| 3 | 设计任务书及计划任务书 | 永久 |
|
| 4 | 建筑工程规划许可证及工程位置地形图、平面图、红线图(环保、卫生、消防、人防等审核文件) | 永久 |
|
| 基建类设计技术文件 | （分类号：JJ12-2） | ||
| 1 | 规划设计文件 | 永久 |
|
| 2 | 设计图：初步设计（方案设计）、工程总概算 | 永久 |
|
| 3 | 工程结构设计计算书代保管证明 | 永久 |
|
| 基建类施工技术文件 | （分类号：JJ12-3） | ||
| 1 | 综合管理文件 |
|
|
| (1) | 施工合同、施工预算、开、竣工报告 | 永久 |
|
| (2) | 工程质量事故报告及处理记录 | 永久 |
|
| (3) | 重大工程质量负责人登记记录 | 永久 |
|
| 2 | 测量类文件及沉降观测 |
|
|
| (1) | 施工定位测量记录、工程沉降位移观测记录、工程测量成果文件(边界、标高、测设、导线、水准点) | 永久 |
|
| 3 | 桩基类文件 |
|
|
| (1) | 桩基施工记录、桩标高偏差位移实测记录、桩加固处理记录 | 永久 |
|
| (2) | 桩测试报告、桩基竣工报告 | 永久 |
|
| 4 | 质量评定类文件 |
|
|
| (1) | 单位工程外观、实测、业内资料综合评分表 | 永久 |
|
| (2) | 分项、分部工程质量验收证明书（桩基、基础、主体等） | 永久 |
|
| (3) | 电梯分布工程质量验收证明书 | 永久 |
|
| (4) | 烟（风）道、垃圾道质量验收记录表 | 永久 |
|
| (5) | 地基验槽、隐蔽工程验收、工程沉降、位移观测记录 | 永久 |
|
| (6) | 单位工程观感质量、单位工程质量综合、安装工程质量、单位工程质量保证资料评定表 | 永久 |
|
| (7) | 打桩、基础、主体结构、结构吊装工程质量验收证明单 | 永久 |
|
| (8) | 工程质量事故报告表及处理意见记录 | 永久 |
|
| (9) | 围护结构设计图及说明 | 永久 |
|
| 5 | 施工材料质量保证文件 |
|
|
| (1) | 原材料汇总表及质量证明单、试验报告（水泥、砂、石、钢筋、焊条）（防水、防腐、隔热保温材料、特殊材料） | 永久 |
|
| (2) | 施工试验汇总表及试验报告 | 永久 |
|
| (3) | 预制构件明细表及合格证、试验报告 | 永久 |
|
| 6 | 设计变更依据性文件 | 永久 |
|
| (1) | 设计图纸交底会议纪要 | 永久 |
|
| (2) | 设计变更通知单、业务联系单、技术核定单 | 永久 |
|
| 7 | 监理文件 |
|
|
| (1) | 监理合同 | 永久 |
|
| (2) | 工程质量、安全、文明施工、事故的处理方案审定单及处理结果 | 永久 |
|
| (3) | 各施工阶段的质量评估报告、工程质量评估报告 | 永久 |
|
| 基建类施工技术文件（水、暖、电、煤、卫部分） | |||
| 1 | 施工合同、施工预算、开工与竣工报告 | 永久 |
|
| 2 | 室外管线测量记录 | 永久 |
|
| 3 | 功能实验记录及质量评定 | 永久 |
|
| (1) | 上水水压、下水灌水、卫生洁具通水、消防管试压试验记录 | 永久 |
|
| (2) | 采暖系统水压、燃气管道试压试验记录 | 永久 |
|
| (3) | 隐蔽工程验收记录 | 永久 |
|
| (4) | 材料工程验收记录：设备明细表、合格证 | 永久 |
|
| (5) | 管线征询报告单，管线、设备报装单 | 永久 |
|
| 4 | 室外直埋电缆测量记录 | 永久 |
|
| 5 | 电力检验、调式记录及质量评定 | 永久 |
|
| (1) | 避雷针（网）及线路、绝缘、接地电阻试验记录 | 永久 |
|
| (2) | 自控、消防、电视、防盗系统检验、试验记录 | 永久 |
|
| (3) | 电气设备试运、安装记录 | 永久 |
|
| 6 | 管线征询报告单、管线、设备报装单 | 永久 |
|
| 基建类施工技术文件（通风与空调部分） | |||
| 1 | 施工合同、施工预算、开工与竣工报告 | 永久 |
|
| 2 | 调试、试验记录及质量评定（管道强度、严密性、管道系统调试记录） | 永久 |
|
| 3 | 隐蔽工程验收记录 | 永久 |
|
| 4 | 材料、设备明细表及检验记录（设备开箱抽检、试运行、安装记录） | 永久 |
|
| 基建类施工技术文件（通讯部分） | |||
| 1 | 施工合同、施工预算、开工与竣工报告 | 永久 |
|
| 2 | 通讯对接开通试验记录及质量评定 | 永久 |
|
| 3 | 隐蔽工程验收记录 | 永久 |
|
| 4 | 材料、设备明细表、合格证 | 永久 |
|
|
| |||
| 基建类施工技术文件（电梯部分） | |||
| 1 | 施工合同、开工与竣工报告 | 永久 |
|
| 2 | 电梯订货合同及设备随机文件 | 永久 |
|
| 3 | 电梯试验、测试记录及质量评定（电梯空、半、满、超载调试记录，吊梯调整试验报告、绝缘、接地电阻测试记录） | 永久 |
|
| 4 | 电梯工作原理、使用说明书、维修说明书 | 永久 |
|
| 基建类施工技术文件（隐蔽工程验收报告） | |||
| 1 | 材料、设备明细表、合格证、检验证 | 永久 |
|
| 竣工验收文件 | （分类号：JJ12-4） | ||
| 1 | 工程竣工验收备案文件 | 永久 |
|
| 2 | 建筑工程竣工验收备案表 | 永久 |
|
| (1) | 验收报告、 | 永久 |
|
| (2) | 勘察、设计、施工、监理单位工程质量检查报告 | 永久 |
|
| (3) | 上海市建设工程档案审核意见书及汇总 | 永久 |
|
| 3 | 工程决算及审计报告（汇总表） | 永久 |
|
| 4 | 上海市建设项目（工程）档案验收合格证 | 永久 |
|
| 5 | 上海市建设工程竣工规划合格证明（含竣工规划验收测量成果） | 永久 |
|
| 6 | 上海市房地产权证（含房屋土地测绘技术报告） | 永久 |
|
| 7 | 其他各专业竣工验收鉴定证书 | 永久 |
|
| 8 | 其它项目竣工验收文件 | 永久 |
|
| 9 | 竣工总平面布置图 | 永久 |
|
| 10 | 竣工建筑、结构竣工图（含桩位竣工图） | 永久 |
|
| 11 | 竣工大型设备基础竣工图 | 永久 |
|
| 12 | 竣工水、电、煤、照明、给排水、通讯、暖通、监控、电梯等专业竣工图建设用地范围内地下综合管网图（含管线的接口位置） | 永久 |
|
| 基建财务、器材管理 | （分类号：JJ12-5） | ||
| 1 | 工程概算、预算、决算 | 永久 |
|
| 2 | 交付使用的固定资产 | 永久 |
|
| 基建类改建、装修项目 | （分类号：JJ13-1） | ||
| 1 | 劳务工程项目选择施工单位程序表（招标书） | 永久 |
|
| 2 | 改建、装修工程的请示报告 | 永久 |
|
| 3 | 工程签订单 | 永久 |
|
| 4 | 改建、装修工程施工合同 | 永久 |
|
| 5 | 装修内容 | 永久 |
|
| 6 | 建筑安装工程预算书、汇总表 | 永久 |
|
| 7 | 施工（竣工）图纸 | 永久 |
|
| 8 | 工程决算及审计报告（汇总表） | 永久 |
|
| 9 | 施工单位的企业法人营业执照与相关的资质证书 | 永久 |
|
| 武装保卫处 | （分类号：XZ21） | ||
| 1 | 上级有关安保、消防、武装等工作的文件材料 |
|
|
| (1) | 需要长期贯彻执行的文件 | 长期 |
|
| (2) | 需要短期贯彻执行的文件 | 短期 |
|
| 2 | 部门各项工作的规章制度、工作计划、总结 | 永久 | 交党政办统一归档 |
| 3 | 部门各项工作的报告、上级批复 | 永久 |
|
| 4 | 部门各项工作年度统计表 | 永久 |
|
| 5 | 部门各项工作大事记（视频、照片） | 永久 | 电子版归档U盘拷贝或刻盘 |
| 6 | 部门的安全检查、调查方案、会议记录、通报、责任书等材料 | 长期 |
|
| 7 | 自然灾害防范、交通安全管理、综合治理工作等文件材料 | 长期 |
|
| 8 | 案件侦查、调查、处分决定、结论及上级批复等 | 永久 |
|
| 9 | 案件的复查处理结果及上级批复 | 永久 |
|
| 10 | 获全国、市、校表彰与奖励材料 | 永久 | 校级放长期 |
| 11 | 拥军优属、学生参军的材料 | 永久 |
|
十、工会、监察室
| 工会（信访） | （分类号：DQ16\XZ18） | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | 备注 |
| 1 | 上级、本校工会工作的文件 |
|
|
| (1) | 需要长期贯彻执行的文件 | 长期 |
|
| (2) | 需要短期贯彻执行的文件 | 短期 |
|
| 2 | 教师、职工代表大会有关文件材料 |
|
|
| (1) | 通知、名单、议程、工作报告、领导讲话、大会发言稿、决议、纪要、简报、候选人情况介绍、选举结果、重要提案及处理情况、重要声像材料 | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| (2) | 提案（通过的） | 长期 |
|
| (3) | 提案（未通过的） | 短期 |
|
| (4) | 会议参考文件、会议筹备工作计划、总结、会议服务机构材料 | 短期 |
|
| 3 | 工会有关规章制度、工作计划、总结 | 永久 | 交党政办统一归档 |
| 4 | 工会统计报告 | 永久 |
|
| (1) | 获全国、市、系统各种表彰材料 | 永久 |
|
| (2) | 校级表彰材料 | 长期 |
|
| 5 | 职工的劳保福利、维权等材料 | 永久 |
|
| 6 | 出席全国、市教代会、工代会代表名单、发言材料、声像材料 | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 7 | 工会委员会会议记录、纪要 | 永久 |
|
| 8 | 工会干部名册、工会会员名册 | 永久 |
|
| 9 | 工会工作大事记（视频、照片） | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 10 | 工会财务管理、经费收支、年度预算 | 永久 |
|
| 11 | 民间团体设立、民政协调工作及文体活动的文件材料 | 永久 |
|
| 12 | 信访工作材料 | (分类号：XZ18) | |
| (1) | 有领导重要批示和处理意见的信件等 | 长期 |
|
| (2) | 作一般性处理信件等 | 短期 |
|
| 监察室 | （分类号: DQ12） | ||
| 1 | 上级、本校纪检监察工作的文件材料 |
|
|
| (1) | 需要长期贯彻执行的文件 | 长期 |
|
| (2) | 需要短期贯彻执行的文件 | 短期 |
|
| 2 | 本校纪检监察工作的有关规章制度、工作计划、总结 | 永久 | 交党政办统一归档 |
| 3 | 本校纪检监察工作的报告及上级批复 | 永久 |
|
| 4 | 本校纪检监察统计年报及其他报表 | 永久 |
|
| 5 | 纪检监察工作会议记录、纪要 | 长期 |
|
| 6 | 党员处分的报告、决定、 批复及有关材料 |
|
|
| (1) | 开除党籍 | 永久 |
|
| (2) | 党纪处分及复查材料 | 长期 |
|
| 7 | 关于检举、揭发及调查材料（已定案） | 长期 |
|
| 8 | 本校纪检监察大事记、简报（包括照片、视频） | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 9 | 本校纪检监察简报 | 长期 |
|
| 10 | 获全国、市、系统先进的表彰材料通知、决定等 | 永久 |
|
十一、继续教育学院
| 继续教育学院 | （分类号：JX11.2） | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | 备注 |
| 1 | 有关继续教育学院工作请示、批复 | 永久 |
|
| 2 | 继续教育学院各项规章制度、工作计划、总结 | 永久 | 交党政办统一归档 |
| 3 | 继续教育学院大事记（包括照片、视频） | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 4 | 继续教育学院会计账簿 |
|
|
| (1) | 总帐 | 永久 |
|
| (2) | 预算内、外帐簿（含明细帐、分户或登记帐） | 短期 |
|
| (3) | 日记帐 | 短期 |
|
| 继续教育学院（学科建设类） | （分类号：JX12.2） | ||
| 1 | 上级有关继续教育学院学科、专业设置的文件材料 | 永久 |
|
| 2 | 学科、专业 、评估、申报、审批等材料 | 永久 |
|
| 继续教育学院（招生工作) | （分类号：JX13.2） | ||
| 1 | 继续教育学院招生工作的计划、文件等 | 永久 |
|
| 继续教育学院（学籍管理类） | (分类号：JX14.2） | ||
| 1 | 毕业（结业）学生名册 | 永久 | 电子版归档U盘拷贝或刻盘 |
| 2 | 学生成绩表、补考成绩表 | 永久 |
|
| 继续教育学院（课堂教育与教学实践) | （分类号：JX15.2） | ||
| 1 | 制定、修订各专业教学计划、教学大纲 | 长期 |
|
| 2 | 继续教育学院任教职工名册 | 永久 |
|
十二、图文信息中心（图书馆、信息中心、档案室）
| 图书馆 | （分类号：XZ16） | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | 备注 |
| 1 | 上级、本校有关图书工作的文件材料 |
|
|
| (1) | 需要长期贯彻执行的文件 | 长期 |
|
| (2) | 需要短期贯彻执行的文件 | 短期 |
|
| 2 | 图书馆有关规章制度、工作计划、总结 | 长期 | 交党政办统一归档 |
| 3 | 图书馆工作会议记录 | 长期 |
|
| 4 | 图书馆工作大事记（视频、照片） | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 5 | 图书采购清单等 | 短期 |
|
| 信息中心 | （分类号：XZ17） | ||
| 1 | 上级、本校有关信息中心工作的文件材料 |
|
|
| (1) | 需要长期贯彻执行的文件 | 长期 |
|
| (2) | 需要短期贯彻执行的文件 | 短期 |
|
| 2 | 信息中心有关规章制度、工作计划、总结 | 永久 | 交党政办统一归档 |
| 3 | 信息中心工作会议记录 | 长期 |
|
| 4 | 信息中心工作大事记（视频、照片） | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 网页—东海新闻 | （分类号：XW11） | ||
| 1 | 东海学院网站新闻（不包含院级新闻） | 永久 | 由信息中心统一导出数据 |
| 2 | 东海学院网站简讯（不包含院级简讯） | 长期 | |
| 档案室 | （分类号：XZ15） | ||
| 1 | 上级、本校有关档案工作的文件材料 |
|
|
| (1) | 需要长期贯彻执行的文件 | 长期 |
|
| (2) | 需要短期贯彻执行的文件 | 短期 |
|
| 2 | 档案室各类规章制度、工作计划、总结 | 永久 | 交党政办统一归档 |
| 3 | 档案工作会议记录 | 长期 |
|
| 4 | 档案工作大事记（视频、照片） | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 5 | 档案开发、编研成果 | 永久 |
|
| 6 | 档案移交清单、销毁清册 | 永久 |
|
十三、各学院、基础部、社科部
| 各学院、基础部、社科部 | |||
| 分类号：经管学院(YX11)、商学院（YX22)、艺术学院(YX13)、机电学院(YX14)、航空学院(YX15) | |||
| 护理学院(YX17)、传媒学院(YX18)、基础部(YX19)、社会科学部（YX21) | |||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | 备注 |
| 1 | 学院（部）各项工作请示、上级批复 | 永久 |
|
| 2 | 学院（部）各项规章制度、工作计划、总结 | 永久 | 交党政办统一归档 |
| 4 | 会议记录、纪要 | 长期 |
|
| 5 | 大事记（（视频、照片）） | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 6 | 体育工作材料 |
| 基础部归档 |
| (1) | 本校运动会开幕、闭幕词、比赛项目及获奖名单 | 永久 |
|
| (2) | 本校各类球队名称、负责人和队员名单 | 长期 |
|
| (3) | 本校各类体育赛事、活动的视频、照片材料 | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 7 | 师生获奖材料，通知、名单及证书复印件（含各类竞赛） | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 8 | 本校教师自编或主编的教材、讲义 | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 9 | 获奖优秀教材证书复印件及照片 | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
| 10 | 上海东海职业技术学院毕业生登记表 | 永久 |
|
| 11 | 学生学籍卡片 | 永久 |
|
| 12 | 毕业生集体照片 | 永久 | 声像档案需U盘拷贝或刻盘 |
上海东海职业技术学院
不归档文件材料的范围
一、上级机关的文件材料：
1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件；
2、上级机关普发供参阅、不办的文件材料；
3、上级机关发来供工作参考的抄件；
4、上级机关征求意见未定稿的文件。
二、本校的文件材料：
1、重份或复印多余的文件；无查考利用价值的事务性、临时性材料；
2、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、一般性文件的历次修改稿（领导亲自修改稿、负责人签字、最后定稿除外）；
3、从正式文件上摘录的供工作参阅的非证明材料。
4、无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问、建议的人民来信；
5、院内相互抄送的文件材料，不应履行的公文行文，介绍信等；
6、本校负责人兼任外单位职务形成的文件材料。
7、以参考为目的从各方面收集的文件材料。
三、上级机关的非隶属关系的文件材料：
1、参加非主管机关召开的会议，不需要贯彻执行和无考察价值的文件材料。
2、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
四、基层单位的文件材料：
1、基层单位送来的参阅的简报、情况反映、不应抄报和不必备案的文件材料；
2、基层单位抄报备案的一般性文件材料；越级抄送的一般的、不需要处理的文件材料。
五、无具体内容的一般会议通知
以上不属归档范围的文件如部门认为需要，可作为资料自行保存。